Logacom is op zoek naar versterking!
Momenteel zijn wij op zoek naar een nieuwe collega, zie de vacature hieronder.



Congressupport medewerker / Event assistent

Logacom BV is sinds 2001 actief met het ontwikkelen van congressen, seminars, beurzen en opleidingen. Per jaar ontvangt zij ongeveer 5.000 deelnemers op diverse locaties in het land verdeeld over zo’n 15-20 congressen.

Logacom is een zuster van BV Uitgeverij SWP en in combinatie met SWP worden daarnaast per jaar zo’n 30-40 kleinere (middag)symposia georganiseerd, overwegend in het eigen pand Bildung.city.

Voor ondersteuning van de congresmanager zijn wij op zoek naar een event-assistent/congressupport medewerk(st)er voor 40 uur per week. In deze rol heb je zowel telefonisch als per mail veel contact met deelnemers, leveranciers, sprekers en collega’s. Je beheert een deel van de administratie en zorgt voor verwerking van gegevens en materialen. Je rapporteert hierbij aan de congresmanager.

Verantwoordelijkheden en taken:
  • Congressecretariaat; waaronder telefoon aannemen, verwerking en beantwoorden van post en e-mail, bijhouden inventaris (congresmaterialen).
  • Deelnemersadministratie; waaronder monitoren CRM, verwerken van gegevens en presentie t.b.v. accreditatie, maken van deelnemerslijsten, deelnemersbevestigingen, toegangsbewijzen en deelnemerscertificaten.
  • Sprekersadministratie; waaronder bijhouden sprekersbestand, bevestigen van sprekers, verwerking van sprekersbijlagen,technische benodigdheden en binnenkomende materialen (t.b.v. presentaties en hand-outs).
  • Congresvoorbereiding; waaronder het maken van deelnemersbadges, zaalindeling, draaiboeken en routing bordjes, bestellen van benodigdheden en diensten bij externe leveranciers en het coördineren van congresmateriaal voor deelnemers en sprekers.
  • Congresondersteuning en uitvoering op locatie; waaronder inrichten en bemannen van ontvangstbalie, zorgen voor deelnemersregistratie, begeleiding van deelnemers en overige hand en spandiensten die nodig zijn voor uitvoering en begeleiding van congres
  • Financiële administratie; controleren en verwerken van gegevens voor digitale facturatie, verwerken van inkomende declaraties en facturen.
  • Alle andere voorkomende ondersteuning bij ontwikkeling en organisatie van congressen en bijeenkomsten.
Wij zoeken:
  • Ten minste MBO+ niveau met administratieve ervaring.
  • Service en klantgerichte houding.
  • Goede communicatieve vaardigheden.
  • Flexibel en stressbestendig.
  • Hands-on mentaliteit.
  • Zelfstandige werkhouding
  • Ervaring met het werken met databases en cms-systemen
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit, op congresdagen draai je extra uren (van 06.00 tot 18.00 uur op locatie) en ook in de workload op kantoor zijn soms pieken en dalen.
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Goede beheersing van Word, Excel en PowerPoint
  • Woonachtig in Amsterdam of directe omgeving
  • In bezit van rijbewijs
Pre:
  • Affiniteit met en ervaring in domeinen/sectoren Gezondheidszorg, GGZ, jeugdzorg, welzijn, kinderopvang, onderwijs en veiligheid & criminaliteit.
  • Kennis van grafisch ontwerpen (Adobe Photoshop/Indesign).
  • Ervaring in de horeca
Wij bieden:
Een prettige informele werksfeer in een klein dynamisch team. De vacature is open vanwege de groei van onze organisatie. Het betreft een functie voor minimaal 40 uur per week. Goede arbeidsvoorwaarden conform de CAO voor het Boeken- en Tijdschriftenuitgeverijbedrijf (BTU). Zie www.uitgeverijbedrijf.nl

Solliciteren:
Mail je motivatiebrief met CV naar Logacom BV t.a.v.Charlotte Koelmans (e-mail c.koelmans@logacom.nl). Reageren op deze vacature kan t/m 25 januari.